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      2018/06/04

私がしてきたPTA広報誌の作り方など、PTAのことを少し語る。

 
私がしてきたPTA広報誌の作り方など、PTAのことを少し語る。

私がしてきたPTA広報誌の作り方を今回はお話ししていこうと思います。
今日は新年度が始まって、今年度の新しい役員さんが集まる日でした。
私は広報の編集者として、参加させていただきました。

世間の皆さんが同じツールを使うようになってきたからこそできる「今どきの広報作り」の最先端ではないか!と思ったのでシェアしておこうと思います。

これまでの広報誌作り

取材をしに行き、紙面になるまで。

  1. PTA専用のデジカメを使う予約をする
  2. 使いたい当日に学校に借りに行く
  3. 取材
  4. 使いたいと思う写真を現像
  5. 掲載NGのお子さんがいないか学校側にチェックしていただく
  6. その写真を使う許可をもらう
  7. 紙面を紙ベースでレイアウト
  8. 取材した記事を写真と共に落とし込む

そのあとは、印刷業者が適当なイラストなどを差し込んだ校正を確認し、だいたい1~2回の構成で入稿となります。

印刷業者が元版を作ってくれて最終的に入稿するまでの時間がこちらの都合というよりは印刷屋さんの都合になることが多かったので意外とストレスだったかも。

(もちろん最終的な納期はキチっと守ってくれるので問題はありません。)

 

このような手順でページ作りをしていました。

 

結構、面倒くさい(;´∀`)

これは、私がデザインを請け負う前の方法。

それを聞いた時、忙しいママたちを更にあっちこっち行ったり来たりさせるのはいかがなものか!!!!

と思ってしまったので、私は方法を変えてみました。

 

 

気持ちよく広報委員をやるためには、不要な情報を得ないこと。

 

そもそも、学校に内部・外部掲載写真がNGのお子さんがいて、それって超個人的情報。

だから、役員の方がこれ使いたいです!って学校に写真を提示した時に、「この子、NGなんで、差し替えてください。」って言ってしまうと、そのお子さんが誰か、特定されてしまう。

知ってしまうことが双方にとってNGだろ!って思うわけです。

せっかく気持ちよく写真撮っていたのに、その気持ちをダダ下げしている気がしてなりませんでした、私的には。

また、本来知らなくてもいいことを知ってしまうと、保護者間でのコミュニケーションがギクシャクすることがあります。

人間だもの、そうなるよね。

ですから、役員さんに撮ってもらった写真の中である程度はセレクトしてもらったものを私が受け取り、そこから本編編集のためのセレクトは私に一任していただくことにしました。

写真のセレクトとレイアウトは私が全部請け負います。

 

役員さんにやってもらうことはたった2つ

 

「写真を撮ること」「取材内容の記事となる文章・コメント」だけをお願いしています。

もしかしたら、物足りないと思っているママはいるかもしれません。

実際に自分たちでレイアウトしてみたいママもいるかもしれません。

そういう場合には、「一緒にやりましょ!」と声をおかけします。

やる!と決めてしまうと、気を病むママも実際にはいるのです。

だから、「やりたい」という声に応えるのはオプションサービスです(笑)

PTAの委員会活動って、毎年新しいことをするのではなくて、きっと粛々と続けていくことがデフォルトだと思うので、方法はあまり変えない方がいいのです。

そのための役員引き継ぎという時間があったりするわけなので。

うまく回っていればそれが一番いい!

 

具体的には。

 

役員さんにお願いしていること。

  • 取材に入る時には学校に伝えておく。
  • 子どもたちの行事の妨げになるので、フラッシュはたかずにスマホで撮る。
  • 思ったことはその場でスマホの「メモ」などに記録しておく。
  • 撮影した写真をすべて使うのではなく、撮影者がある程度セレクトしておく。
  • 用意してある広報委員会メンバー用のLINEグループ内で、写真は「アルバム」に、取材した記事用メモなどのコメントは「ノート」に投稿しておく。

 

とにかく、行事の最前線で楽しみながら写真を撮る!ことを1年間やってください。

 

と、お伝えしています。

 

LINEってホント便利。

3年前だとまだ、全員がLINEを使ったことがあるとは言えない感じだったので、デジカメも使っていましたね~

ここ2年くらいはLINEでことが済んでしまうので、かかる手間が断然少ない!!!!

今どき!って感じ。

 

注意点としては、撮った写真をトークに送信すると、一定期間しか見ることができないので、アルバムに保存しておくことをおすすめします。

 

絶対まもるべき注意点

撮った画像は、アルバムに移動したら、その方の写真フォルダから削除してもらうことを徹底します!
許可なくSNSなどにアップするのは、絶対NGです。

 

 

あなたの学校の広報誌の予算って知ってますか?

 

古紙回収などで、別収入があるような場合もあると思いますが、基本的にPTAの運営費用というのは、PTA会費がほとんどだと思います。

そうすると、その予算配分の中で、費用を大幅にとっているのは「広報誌」ということが多いと思います。

 

私がその広報誌を請け負うのは、圧倒的に「印刷業者の編集・印刷」より、安い!というところだと思います。

(近所の印刷屋さん、ごめんなさい!)

駆け出しのWebデザイナーでしたので、まずは経験を積むということもありましたし、横のつながりで請け負わせていただいたということもあって私を選んでいただいた経緯があります。

そんな中、市のPTA連絡協議会主催の広報コンテストで賞をいただくことも経験し、デザインを積み重ねていくおもしろさ、楽しさもわかってきました。

 

経験も積ませていただき、ブラッシュアップもし続けてきているので度々値上げもさせていただきながら、現在も請け負わせていただいています。

安いといっても、その予算を捻出するのは大変です。
ですから、値上げするたびに他の業者の方にも見積もりを取ってくださいね!とお願いするわけですが、その値上げした金額で快諾していただけるのです。
申し訳ないので、聞いてみると、

「宮城島さんは、役員さんとしっかりコミュニケーションをとってくださるので、皆さん広報が楽しいと言ってくださるんです。ですから、今後ともよろしくお願いいたします。」

と、言っていただきました。

お金では計れないことがあるんだなぁ…と、身の引き締まる思いがしました。

 

 

広報誌の改善をしたいとお考えなら。

 

PTAのことを知り尽くしている私だからできる広報作りがあります。

改善したい事があるようでしたらご相談ください。

あ、私にお任せを!ということではありません。

どうしたら予算を安くできるか、私がデザイナーになる前から、PTA事務をしていてどうにかならないものかと実際にいろいろ検討して実践してきたので、お答えできることがたくさんあると思います。

 

ぜひ、私の経験を利用してください。

まずはPTAのことを相談してみる♥

 

 

PTAの役員を引き受けることが楽しくなりますように…

 

このデザイナーということを始める前から「PTA事務」という仕事をしています。

ですから、PTA事務(8年)をしながらデザイナー(6年)も継続しています。

私は、役員さんがどんな時に楽しくて、どんな時につらいのか、一番近くで見てきました。

それがわかるので、PTAの広報誌のデザイナーとして適任とも思っています。

 

学校によっていろんな委員会があると思いますが、どの役でも共通している想いは、「子どもたちのため」ということ。

 

児童ひとりに1回の役員経験を!というところが多いと思いますが、子どもたちの人数が減少傾向であるので、今のままでは数年後、立ち行かない状況が生まれることも念頭におきつつ、最適なPTA活動が、あっちでもこっちでもできるといいなぁと全国のPTA運営者の方にエールを毎日送り続けています。

 

任意なんだから、PTAなんてなくしちゃえ!っていう言葉には大反対です。

 

子どもたちを先生任せにせずに、双方でしっかりコミュニケーションをとるには、役員活動は必須です。

パパたちもママたちも忙しいのはわかる。

だからこそ、忙しくてもできる仕組みにどんどん変えたらいいと思います。

 

 

PTAの女性三役6名の着任予約が32年度までいっぱいです!

 

もうライフワークと言える「PTA事務」の仕事で、私の職場の学校のPTAでは、私が着任してから2度仕組みづくりの変更をしています。

毎年、新年度、新しい役員さんとの顔合わせの時に必ずお願いしているのは、「変化することを拒まないでください!」ということ。

そういうことを言い続けてきているので、ママたちもパパたちも変化を楽しんでおられる!

なぜ変化をしないといけないかというと、やはり、人口の減少傾向がハンパないからだと思います。

それを数値化して、見えるようにしてあげると、みなさん納得して変化することに協力してくれます。

そうやって風通しをよくしておくと、こうなる。

 

女性三役6名の着任予約が32年度まで満席!

33年度の予約も入った!

これってすごい、おもしろい現象だなぁと思うのは私だけかしら^^

 

今年度実施する大改革のお話しはまた次回。

 

広い視野でPTAを眺められる人がたくさんいてほしいなぁ。。。

 

まずはPTAのことを相談してみる♥

 

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miyagishima hitomi
4人の子育てしつつ、2人の孫も育て中。 Webがわかる・デザインができる・ブログを楽しむオンライン式「ピクニック365カフェ」として、2018年4月再生! そして、小学校PTA事務も継続中。 アクセスバーズ™プラクティショナーとしても活動中! パソコンWEB大好き~!WordPress大好き~♡
 

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Comment

  1. やすい より:

    こんにちは。ホームページを拝見しました。東京都板橋区の中学校で初めて広報委員になりました。例年、パソコンの得意な人が作り、プリントネットという会社に印刷を頼んでいます。編集はすべてこちらでやって、印刷のみを頼んでいます。A4仕上がり中綴じ製本(ホチキスはなし)コート90kg、8ページ、4色カラー、900部で
    28,630円(税込み、送料込み)です。もし、お願いするとしたら、いくらくらいになりますか。前任者は、フォトショップを使える人で、かなりパソコンの知識がある人でしたが、私は、あまり得意ではありません。引き継ぎ書にも、負担が大きいので予算さえ良ければ、業者様にお願いした方が良いと書いてあります。先生のアンケートが
    本当に大変です。

  2. コメントありがとうございます!!広報委員、お疲れ様です!
    その年によって、できるできないに差を感じてしまうのはツライところですね。
    先生方との連携、双方の忙しい時間をぬっての打ち合わせなど、ご苦労ポイントがたくさんあって、察するにあまりあり!
    編集までできる方がいらっしゃって印刷完全データでいただけけば、印刷のみの直送で、1冊あたり45円でさせていただいています。900部でしたら、40500円(税別)
    A4仕上がり中綴じ製本でホチキスありのコート90kg、8ページ、4色カラーの制作した実物の広報誌がありますので、お送りいたしましょうか?

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